Вопросы и ответы

Поставьте «Пришёл», как обычно. Посещение станет разовым, у записи появится плашка «Долг». Дальше один из двух вариантов. Можно нажать у записи «Принять оплату», указать сумму, способ и дату оплаты и снова нажать «Принять оплату». Можно продать абонемент в карточке клиента, но продажа сама прошлое посещение не закрывает. Если новый абонемент действует со дня занятия и подходит по направлению, снимите отметку и поставьте «Пришёл» ещё раз — занятие спишется с него. Все неоплаченные посещения собраны в «Абонементы → Должники».

Сразу после нажатия внизу экрана появляется уведомление с кнопкой «Отменить», оно держится 5 секунд. Позже нажмите ту же кнопку отметки ещё раз: отметка снимется, а списанное занятие вернётся на абонемент. Если нажать другую отметку, например «Опоздал» вместо «Не пришёл», отметка поменяется, а списание пересчитается само.

Нажмите у записи значок корзины «Снять с занятия». Запись снимется сразу, а в уведомлении будет «Отменить». Списанное занятие вернётся на абонемент, место займёт клиент из листа ожидания. Если отметка уже стояла, после «Отменить» поставьте её снова. Если отметки нет, клиента можно не снимать, а перенести кнопкой «Перенести».

На компьютере нажмите на карточку занятия в расписании и, не отпуская кнопку мыши, перетащите её. Время меняется с шагом 15 минут. В виде «Неделя» занятие переезжает на другой день, в виде «День» — в другой зал. После переноса в уведомлении будет «Отменить», клавиша Esc прерывает перетаскивание. Второй способ — открыть занятие, нажать «Изменить» и поменять дату, начало или зал. С телефона и планшета работает только «Изменить». Если занятие повторяющееся, его расписание не меняется: переезжает только это занятие, а на старом месте второе не появится. Отменённое занятие перетащить нельзя.

Нажмите «Перенести» у записи без отметки. Откроется список занятий на ближайшие две недели, без начавшихся, отменённых и мероприятий. Подходящие по направлению или тренеру стоят первыми и подсвечены. Запись переедет вместе с признаком «пробное», в журнал клиента запишется «Перенёс запись». Для администратора не действуют ни срок до начала, ни предел переносов из правил студии. Если запись уже отмечена, сначала снимите отметку.

По умолчанию нет. Если по правилам студии занятие нужно списать, нажмите у записи «Списать за неявку». Повторное нажатие вернёт занятие. При уважительной причине нажмите «Уважительная — отработка»: занятие не спишется, а пропуск войдёт в предел отработок на абонемент. Когда предел исчерпан, программа не даст отметить отработку. Обе кнопки появляются только при отметке «Не пришёл» и при абонементе у клиента. У пробного, дополнительного часа и урока по сертификату их нет.

Когда мест нет, в блоке «Записать» появляется флажок «В лист ожидания», он уже включён. Снимите его — клиент запишется сверх мест. Если оставить флажок, клиент попадёт в лист ожидания. Место освобождается, когда кого-то снимают с занятия или переносят. Тогда из листа на занятие переходят первые по времени записи, сколько освободилось мест. Отменённое или уже начавшееся занятие никого из листа не переводит.

Откройте занятие, нажмите «Отменить занятие» и подтвердите. Название станет зачёркнутым, появится плашка «Отменено», записанные останутся в списке. Отмена не возвращает уже списанные занятия: если на занятии стояли отметки, снимите их до отмены. Чтобы вернуть занятие, нажмите «Вернуть занятие».

Откройте карточку клиента и в блоке «Абонемент» нажмите «Заморозить». Кнопка есть, пока абонемент в состоянии «Действует». Укажите «С», «По», при желании «Причина» и нажмите «Заморозить» в шторке. Конец абонемента сдвинется на длину паузы. Две заморозки одного абонемента не могут пересекаться. Отменить или изменить заморозку в программе нельзя, поэтому проверьте даты до нажатия. Сам клиент из кабинета заморозить абонемент не может.

С замороженного абонемента занятия не списываются. Если в дни заморозки поставить «Пришёл», посещение станет разовым и у записи появится «Долг». Даты заморозки видны в карточке клиента, в истории «Абонементы и оплаты»: «Заморожен … – …».

Возможны три случая. Первый: карточка в архиве. Откройте «Клиенты → Архив → В архиве», затем карточку, и нажмите «Вернуть из архива». Второй: карточка в корзине. Она в «Клиенты → Архив → Корзина», а кнопка в карточке — «Вернуть в архив». Третий: карточку удалили кнопкой «Удалить». Тогда её нет ни в одном списке и вернуть её кнопкой нельзя, хотя история в базе остаётся. Карточки из архива и корзины не показываются в списках и досках клиентов.

Этап считается по журналу клиента. После покупки абонемента клиент становится «Ушёл», если не был на занятиях дольше, чем указано в «Считать ушедшим, если нет посещений дней» (по умолчанию 30). Если после покупки посещений не было, срок считается от покупки. До покупки абонемента клиент по сроку «Ушёл» не становится. Второй путь — в карточке нажали «Ушёл»: этап продержится до новой записи, посещения или покупки. Этап пересчитывается, когда у клиента появляется новое событие: запись, отметка, покупка. Срок меняется в «Настройки → Студия».

Удалить или исправить проданный абонемент и его оплату в программе нельзя, кнопки «Отменить» у продажи нет. Если ошибка уже сделана, обратитесь к владельцу студии. Перед кнопкой «Продать · …» проверьте «Вид абонемента», «Сумма, ₽», «Способ оплаты», «Действует с» и «Дата оплаты».

У родителя тоже должна быть карточка в базе. В карточке ребёнка, в блоке «Семья», нажмите «Добавить в семью». В переключателе «Кто платит за этого клиента» оставьте «Тот, кого найду» и найдите родителя в поле «Найти ребёнка или родителя». Семья бывает только одного уровня: тот, кто платит, сам ни в чьей семье не состоит. Абонементы и оплаты у каждого свои. В кабинете родитель видит и себя, и детей, а ребёнок — только себя.

Откройте «Финансы → Зарплата», таблицу «Ведомость за месяц». В столбце «Начислено» — проведённые занятия, умноженные на ставку «За занятие, ₽», плюс пришедшие (включая опоздавших), умноженные на ставку «За пришедшего, ₽». Ставки задаются в «Настройки → Команда», без них начисления будут нулевыми. Штрафы из «Штрафы месяца» вычитаются в столбце «Удержания». Кнопка «Выплатить» записывает выплату. Платить можно частями, каждая выплата сама становится расходом «Зарплата».

Это прошедшие занятия тренера, где у кого-то из записанных нет отметки. Такие люди не входят в «Пришли» и не дают начисления по ставке за пришедшего. Откройте эти занятия и поставьте отметки.

Оба числа — в «Финансы → Обзор», но считаются по-разному. «Прибыль» — продажи минус расходы за месяц по дате оплаты, выплаты зарплаты входят в расходы. «Заработано» — по проведённым занятиям. Каждое занятие по абонементу идёт по цене одного занятия: сколько заплатили за абонемент, делённое на число занятий в нём. Безлимит считается по дням, разовые и пробные — по оплате, сертификаты — в день погашения. Если в месяце продали много абонементов, прибыль будет выше, а «Обязательства» покажут, сколько ещё предстоит отработать.

Почти все задачи программа создаёт сама. После пробного на следующий день появляется задача перезвонить, пришёл человек или нет. «Заканчивается абонемент» — когда осталось 2 занятия или 7 дней. «Не был … дней с абонементом» — 14 дней без посещений и без записи вперёд. «Без движения … дней» — 90 дней без событий, таких задач одновременно открыто не больше пяти. «Полгода в архиве» — для архивных. Ещё две задачи дают заявка со страницы студии и ответ «хочу продолжить» в опросе после пробного. Галочка «Готово» закрывает задачу, по тому же поводу она больше не появится. Свою задачу добавьте в карточке клиента кнопкой «Задача».

У каждого числа недели и у каждого отчёта есть значок «?» с пояснением, как оно считается. Неделя идёт с понедельника по воскресенье. Пока она не кончилась, на экране плашка «Неделя ещё идёт — числа неполные». «Выручка за неделю» считается по дате оплаты, а не по дате занятия, и включает проданные сертификаты.

Это число считает разных людей, у кого было посещение за последние N дней до конца недели, опоздание тоже считается. N — это настройка «Считать ушедшим, если нет посещений дней», по умолчанию 30. Поэтому сюда входят все, кто был за месяц, а не только за неделю. Клиенты из архива здесь не считаются.

В карточке клиента, в блоке «Кабинет клиента», нажмите «Выдать ссылку». Ссылка скопируется сама, а если скопировать не получилось, она появится в уведомлении. Отправьте её клиенту в Telegram или WhatsApp. В кабинете клиент видит свой абонемент и записи, может записаться, отменить или перенести запись по правилам студии. «Новая ссылка» выдаёт другую ссылку, «Закрыть кабинет» закрывает доступ. В обоих случаях старая ссылка перестаёт работать.

Ссылка строится из адреса, по которому вы сейчас открыли Setify. Если в адресной строке localhost (так компьютер обращается сам к себе), у клиента ссылка не откроется. Откройте Setify по адресу компьютера в сети, а в облаке — по домену студии, и выдайте ссылку заново кнопкой «Новая ссылка». Если клиент видит «Ссылка устарела — попросите у администратора новую.», значит, ссылку заменили или кабинет закрыли.

Создайте бота у @BotFather в Telegram. Откройте «Настройки → Клиенты сами → Сообщения клиентам», впишите «Имя бота» и «Токен бота», в «Что отправлять» отметьте нужные виды сообщений и нажмите «Сохранить». Ссылка для подписки — в карточке клиента, в строке «Ссылка подписки на бота» блока «Кабинет клиента». Строка появляется, когда вписано имя бота и клиенту выдана ссылка на кабинет. Подписка учтётся при следующей проверке сообщений, её можно запустить кнопкой «Проверить сейчас».

Сначала все виды сообщений выключены: отметьте нужные в «Что отправлять». Программа проверяет сообщения раз в 15 минут, пока работает, и только после часа из поля «С какого часа отправлять» (по умолчанию 10). Сами сообщения уходят клиентам, подписанным на бота, и тем, кто включил уведомления в кабинете. Остальные ждут на «Сегодня» в блоке «Сообщения клиентам»: откройте Telegram клиента, отправьте текст и нажмите «Отправил». Клиентам из архива и корзины сообщения не создаются. «Проверить сейчас» запускает проверку сразу, не дожидаясь часа отправки.

На странице студии показаны групповые занятия и мероприятия на 14 дней, начиная с сегодня. Отменённых, индивидуальных и уже начавшихся там нет. Если показывать нечего, на странице написано «Ближайших занятий нет». Проверьте в «Расписании», есть ли на эти дни групповые занятия или мероприятия. Локальная версия работает на компьютере студии, поэтому страницу открывают только устройства в той же сети.

Восстановить пароль по почте или телефону нельзя. Новый пароль задаёт администратор или владелец. Нужно открыть «Настройки → Команда → Пользователи» и нажать значок ключа «Сменить пароль» у нужного человека. Пароль — не короче шести знаков и не простой набор цифр вроде 111111 или 123456. После пяти неверных попыток за 15 минут с одним логином вход с этого адреса закрывается на 15 минут.

Откройте в браузере телефона адрес своей студии вида студия.setify.ru и войдите своим логином. Чтобы открывать с иконки, добавьте программу на экран «Домой». В локальной версии телефон должен быть в той же сети Wi-Fi, что и компьютер студии: откройте адрес из строки «С телефона по Wi-Fi: http://…» в окне сервера.

Подсказка есть на «Сегодня» и в кабинете клиента. Её не будет, если приложение уже установлено или подсказку скрыли. На Android кнопка «Добавить» появляется только при открытии по https, то есть в облаке, или на самом компьютере студии. Если открыть локальную версию по адресу компьютера в сети, работайте во вкладке браузера. На iPhone подсказка показывает, как добавить вручную: «Поделиться» внизу Safari → «На экран „Домой“».

В облаке копию каждую ночь делает сервер и сразу проверяет её — делать ничего не нужно. В локальной версии копия делается сама раз в день, пока работает программа, и сразу проверяется. Чтобы сделать копию сейчас, откройте «Настройки → Данные → Резервные копии» и нажмите «Сделать копию сейчас». Чтобы копия писалась ещё и на флешку, укажите её в поле «Вторая папка (флешка или сетевая папка)» и нажмите «Сохранить». Если флешка не вставлена, основная копия всё равно сделается. В облаке копии файлом не делаются, базу каждую ночь сохраняет сервер.

В облаке данные из ночной копии восстанавливает поддержка Setify — напишите, на какой день вернуть. В локальной версии: в списке «Последние копии» нажмите «Восстановить» у нужной копии и подтвердите. Кнопка есть только у проверенных копий. Копию с флешки восстанавливают через «Восстановить из файла»: впишите путь в «Путь к файлу копии», нажмите «Проверить файл», затем «Восстановить». Все текущие данные заменятся данными из копии. Перед этим программа сама сохранит копию текущего состояния с пометкой «перед восстановлением». После восстановления обновите страницу.

Откройте «Настройки → Данные → Журнал» и выберите день и человека в полях «День» и «Кто». В журнал попадают только изменения: отметки, записи, продажи, правки карточек, расписание, справочники. Изменение за компьютером администратора записывается от имени того, кто нажал своё имя в «Кто на смене». Если смену никто не отметил — от имени вошедшего. Тренер журнал не видит.