Словарь
Что значат слова, которые вы видите в Setify: этапы клиента, виды посещений, деньги, касса, отчёты. Определения записаны так, как программа считает на самом деле, — по ним удобно сверять числа на экранах.
Как читать словарь
Слова разбиты на пять групп: путь клиента, занятия и абонементы, деньги и касса, команда, отчёты. В колонке «Где увидеть» — экран или блок, где встречается слово.
N дней — значение поля «Считать ушедшим, если нет посещений дней» в «Настройки → Студия», по умолчанию 30.
Этап клиента вручную не вводится. Программа пересчитывает его, когда в журнале клиента появляется или исчезает событие: запись, отметка, продажа, «Ушёл». Сняли отметку — этап пересчитается сам.
Путь клиента
| Термин | Что значит | Пример | Где увидеть |
|---|---|---|---|
| Лид | Человек есть в базе, но ещё не записан на пробное и не был на занятиях. Обычная запись без пробного этап не меняет, пока человек не придёт | Анна оставила телефон в соцсетях | «Клиенты» → доска «Новые клиенты», колонка «Лид» |
| Приглашён | Колонка доски: администратор позвал лида на пробное и нажал «Пригласил». В карточке этап остаётся «Лид» | Анне позвонили и предложили субботу | Колонка «Приглашён» |
| Записан на пробное | Есть запись с флажком «Пробное занятие». Если человек на пробное не пришёл, этап не меняется | Анну записали на хип-хоп в субботу | Колонка «Записан на пробное» |
| Пришёл на пробное | На пробном отмечено «Пришёл» или «Опоздал». Первое посещение обычного занятия даёт тот же этап | Анна пришла и отзанималась | Колонка «Пришёл на пробное» |
| Записался повторно | Обычная запись у того, у кого уже были записи, или второе посещение | После пробного Анна записалась ещё на вторник | Колонка «Повторно» |
| Купил абонемент | Абонемент продан, посещений после покупки ещё не было, с покупки прошло не больше N дней | Анна купила 8 занятий и ещё не приходила | Колонка «Купил абонемент», плашка этапа в карточке |
| Активен | После покупки абонемента было посещение за последние N дней | Анна ходит каждую неделю | Плашка этапа в карточке и списке |
| Ушёл | После покупки N дней без посещений или в карточке нажата кнопка «Ушёл». До покупки абонемента программа сама «Ушёл» не ставит. Этап снимают новая запись, посещение или покупка | Последний визит полтора месяца назад | Доска «Возврат», колонка «Ушёл» |
| Источник | Откуда человек узнал о студии. Стартовые: «Соцсети», «Сертификаты», «Мероприятия», «Сайт». Заявка со страницы студии получает «Страница студии» | Увидела студию в соцсетях | Карточка клиента; «Отчёты → Клиенты», «Эффективность источников» |
| Семья | Глава платит за одного или нескольких членов. Один уровень: у главы нет своего главы, член семьи сам не глава. Абонементы и оплаты у каждого свои | Мама платит за двоих детей | Карточка клиента → «Семья» |
| Уровень | Уровень группы из поля «Уровень» у направления. Смена уровня клиента пишется в журнал и в число «Перешли на уровень» | Новички → продолжающие | Карточка клиента; «Настройки → Студия → Направления» |
«Приглашён» — колонка на доске, а не этап. В карточке и в списке такой клиент остаётся «Лид», пока его не запишут на пробное.
Занятия и абонементы
| Термин | Что значит | Пример | Где увидеть |
|---|---|---|---|
| Пришёл / Опоздал / Не пришёл | Отметки посещения. «Опоздал» — это посещение, занятие списывается как при «Пришёл». «Не пришёл» списывает занятие, только если нажать «Списать за неявку» | Опоздал на 10 минут — занятие списано | Карточка занятия |
| Пробное | Первое занятие для знакомства. С абонемента не списывается, долгом не считается. Можно принять оплату — тогда это платное пробное | Флажок «Пробное занятие» при записи | Плашка «пробное» у записи |
| Разовое | Посещение обычного занятия без подходящего абонемента. Пока не оплачено — это долг | Пришёл без абонемента, заплатил на месте | «Разовое занятие» в «Абонементы → Продажи» |
| Абонемент | Число занятий (или безлимит) и срок в днях. Вид и цена — из прайса, сумму вводят при продаже. Состояния: «Действует», «Заморожен», «Использован» (занятий не осталось), «Закончился» (срок вышел) | 8 занятий на 30 дней | «Абонементы», карточка клиента |
| Остаток | Сколько занятий осталось. «Заканчивается» — осталось не больше 2 занятий или не больше 7 дней | «осталось 3» | «Осталось по абонементу» в карточке; «Абонементы → Заканчиваются» |
| Безлимит | Абонемент без числа занятий, только со сроком. В списках вместо остатка — «безлимит» | Безлимит на месяц | Прайс, «Абонементы → Действующие» |
| Перенос | Запись переезжает на другое занятие в ближайшие две недели, вместе с отметкой «пробное». Переносят только неотмеченную запись, на мероприятие — нельзя. Клиент переносит сам по правилам студии, администратор — без ограничений | Перенёс со среды на пятницу | Кнопка «Перенести»; «Переносов на абонемент» в настройках |
| Отработка | Пропуск по уважительной причине: занятие не списывается, но идёт в предел отработок на абонемент. Ставится только к отметке «Не пришёл» и только клиенту с абонементом | Заболел, предупредил заранее | Кнопка «Уважительная — отработка» |
| Лист ожидания | Очередь на занятие без свободных мест. Освободилось место — на занятие переходят те, кто встал в очередь раньше. Если занятие отменено или уже началось, никто не переходит. В места, числа недели и загрузку лист не входит | Зал полный, третья в очереди | Плашка «лист ожидания», кнопка «В лист ожидания» |
| Сертификат | Подарочный сертификат с кодом из 6 знаков и сроком, по умолчанию 90 дней. Гасится записью «По сертификату»: введите код. Бумажный без кода — поле кода оставьте пустым. Урок по сертификату не списывается и долгом не считается | Сертификат на пробное в подарок | «Абонементы → Сертификаты» |
Деньги и касса
| Термин | Что значит | Пример | Где увидеть |
|---|---|---|---|
| Продажи | Деньги, пришедшие за период, по дате оплаты: абонементы, разовые, пробные и проданные сертификаты | Абонемент продан 1-го — в продажах 1-го | «Финансы → Обзор»; «Абонементы → Продажи» |
| Средний чек | Продажи, делённые на число оплат | 3 оплаты на 15 000 ₽ — 5 000 ₽ | «Финансы → Обзор» |
| Заработано | Стоимость того, что студия уже отработала. Занятие по абонементу — по цене одного занятия (оплата ÷ число занятий), безлимит — по дням. Оплаты без абонемента — по дате оплаты, сертификаты — по дате погашения | Абонемент 8 занятий за 6 000 ₽, сходил 2 раза — заработано 1 500 ₽ | «Финансы → Обзор»; «Отчёты → Деньги», «Месяцы рядом» |
| Обязательства | Продано, но ещё не отработано на конец месяца: оставшиеся занятия и дни действующих абонементов по их цене плюс непогашенные сертификаты | Осталось 6 занятий по 750 ₽ — 4 500 ₽ | «Финансы → Обзор» |
| Прибыль | Продажи минус расходы за месяц. Выплаты зарплаты попадают в расходы сами | Продажи 300 000 ₽, расходы 220 000 ₽ — прибыль 80 000 ₽ | «Финансы → Обзор» |
| Долг | Посещение обычного занятия без абонемента (или «доп. час»), которое ещё не оплачено. Закрывается кнопкой «Принять оплату» у этой записи | Пришёл, абонемент кончился, не заплатил | Плашка «Долг»; «Абонементы → Должники» |
| Сверка кассы | Пересчёт наличных и сравнение с ожидаемой суммой. Итог: «Сошлось», «Излишек» или «Недостача». Сверка записывается в журнал | Вечером пересчитали ящик | «Финансы → Обзор», блок «Касса», кнопка «Сверить кассу»; «Закрыть смену — сверить кассу» |
| Наличных должно быть | Итог последней сверки плюс наличные оплаты минус наличные расходы, начиная со следующего дня. Если сверки не было — с самого начала | Сверка 9 000 ₽, пришло 3 000 ₽, потратили 1 000 ₽ — 11 000 ₽ | «Финансы → Обзор», блок «Касса» |
Прибыль считается по деньгам: в месяц, когда продали много абонементов, она выше, хотя занятия ещё впереди. Смотрите рядом «Заработано» и «Обязательства»: первое — сколько уже отработано, второе — сколько ещё предстоит.
Команда
| Термин | Что значит | Пример | Где увидеть |
|---|---|---|---|
| Смена | Кто из администраторов сейчас работает. Нажмите своё имя — пароль не нужен. В журнале будет видно, кто что менял | Утром Ольга нажала своё имя | Кнопка «Кто на смене» |
| Ставка | Оплата тренера: «За занятие, ₽» и «За пришедшего, ₽». Одна на тренера, без разбивки по направлениям | 500 ₽ за занятие и 100 ₽ за человека | «Настройки → Команда» |
| Штраф | Удержание из начисления тренера: сумма или процент от начисления — одно из двух. Виды: «Опоздание», «Неявка на занятие», «Незакрытые отметки», «Другое» | 10 % за незакрытые отметки | «Финансы → Зарплата», «Назначить штраф» |
| Ведомость | Таблица по тренерам за месяц. Начислено = проведённые занятия × ставка за занятие + пришедшие × ставка за человека, минус штрафы. «К выплате» не бывает меньше нуля. Мероприятие засчитывается тренерам, отмеченным как участники; гости мероприятия в ставку за человека не входят | 8 занятий, 60 пришедших | «Финансы → Зарплата», «Ведомость за месяц»; у тренера — «Моя ведомость» |
Отчёты
| Термин | Что значит | Пример | Где увидеть |
|---|---|---|---|
| Приглашено на пробное | Сколько людей за неделю позвали на пробное или записали на пробное. Каждый человек считается один раз | Позвали четверых, двоих из них записали — 4 | «Отчёты → Главное»; «Отчёты → Клиенты», «Воронка недели» |
| Активных учеников | Сколько разных людей были на занятиях за последние N дней на конец недели — с абонементом или без. Архивные не считаются. Это не то же самое, что этап «Активен» | N = 30: все, кто приходил за месяц до воскресенья | «Отчёты → Главное» |
| Доходимость до пробного | Доля пришедших от назначенных пробных на неделе | Назначили 10, пришли 7 — 70 % | «Отчёты → Главное» |
| Конверсия в повторное | Из пришедших на пробное за неделю — доля тех, кто в течение 14 дней записался ещё раз | Пришли 5, записались снова 3 — 60 % | «Отчёты → Главное» |
| Удержание | Строка — месяц первого визита. Столбцы: купили абонемент за 30 дней, ходили во второй месяц (30–59-й день от первого визита), на четвёртый (90–119-й), взяли второй абонемент (из тех, кто купил первый). Пустая ячейка — срок ещё не прошёл или продажи тогда ещё не вели | «4 из 10» во втором месяце | «Отчёты → Клиенты», блок «Удержание» |
| Загрузка зала | Доля занятых мест по дням недели и часам за месяц: записано ÷ мест. Отменённые занятия и лист ожидания не считаются, мероприятия считаются | Субботы с 12 до 14 — 90 % | «Отчёты → Занятия», «Загрузка залов» |
| Aimify | Сервис, в который владелец передаёт числа недели. Отправка — кнопкой «Отправить в Aimify», адрес и ключ — в «Настройки → Данные». Уходят только числа, название студии и имена тренеров, данных клиентов нет | Пятничный отчёт за неделю | «Отчёты → Главное»; «Настройки → Данные» |
N в «Активен», «Ушёл» и «Активных учеников» — одно для всей студии. Если ученики ходят реже раза в месяц, увеличьте «Считать ушедшим, если нет посещений дней», иначе программа слишком рано отметит их как «Ушёл».
Снимки экранов сделаны на студии с выдуманными данными.