Финансы

«Финансы» показывают деньги студии за месяц: прибыль, кассу, расходы и зарплату тренеров. Раздел видят администратор и владелец. Тренер видит только свою ведомость в пункте «Зарплата».

Открыть в демо

В этой статье

1. Обзор месяца: что значит каждое число
2. «Полгода рядом»
3. «Касса» и сверка наличных
4. Расходы
5. «Периодические платежи»
6. Зарплата тренеров
7. Штрафы
8. Выплата
9. Что видит тренер

Вверху три вкладки: «Обзор», «Расходы», «Зарплата». Рядом стрелки «Предыдущий месяц» и «Следующий месяц» и название месяца. Выбранный месяц действует на все три вкладки. Исключения: «Наличных должно быть» считается на сегодня, а «Полгода рядом» всегда показывает последние шесть месяцев.

Обзор месяца: что значит каждое число

Цена занятия = оплата за абонемент ÷ число занятий в нём. Цена дня безлимита = оплата ÷ число дней срока. Если оплаты по абонементу нет, берётся цена из прайса.

Под «Прибылью» — разница к прошлому месяцу: ▲ или ▼ с суммой, либо «как в прошлом месяце». Под «Продажами» — число оплат и та же разница. Под остальными числами — разница, а под «Расходами», если в месяце были выплаты, вместо неё строка «из них зарплата …». Наведите на «?» рядом с названием или нажмите его — появится короткое объяснение.

Прибыль считается по деньгам: продали много абонементов — прибыль месяца большая, хотя занятия ещё впереди. Смотрите рядом «Заработано» и «Обязательства»: они показывают, сколько из проданного уже отработано.

«Полгода рядом»

Столбики за последние шесть месяцев, включая текущий: продажи и расходы рядом, число над ними — прибыль (красным, если минус). Текущий месяц считается по сегодняшний день. Стрелки месяца на столбики не влияют.

«Касса» и сверка наличных

«Приход» и «Расход» за выбранный месяц показаны полосами по способам: «Наличные», «Карта», «Перевод».

Ниже — «Наличных должно быть»: сколько наличных должно лежать в кассе сегодня. Это пересчитанная сумма последней сверки плюс наличные оплаты минус наличные расходы со следующего дня после сверки. Если сверки ещё не было, считается с самого начала.

1. Пересчитайте наличные в кассе.
2. Нажмите «Сверить кассу» в блоке «Касса».
3. Впишите сумму в поле «Пересчитано, ₽». Над полем видно «Ожидается: …».
4. Проверьте строку под полем: «Сошлось», «Излишек …» или «Недостача …».
5. При расхождении напишите причину в «Комментарий».
6. Нажмите «Сверить кассу» в шторке. Пока сумма не вписана, кнопка недоступна.

Сверка попадёт в список «Сверки»: результат, время, кто считал и комментарий. В списке последние 10 сверок. Запись о сверке остаётся в журнале изменений. Пересчитанная сумма становится новой точкой отсчёта наличных.

Ту же шторку открывает кнопка «Закрыть смену — сверить кассу» в «Кто на смене». Она видна, когда кто-то отмечен на смене. Удобно сверять кассу в конце каждой смены.

Сверка закрывает день: наличные оплаты и расходы с той же датой, внесённые после сверки, в ожидаемую сумму уже не попадут. Сверяйте кассу последним действием дня.

Расходы

Во вкладке «Расходы» — блок «Расходы за месяц»: итог, суммы по способам, категории с долями и таблица «Дата», «Категория», «Комментарий», «Способ оплаты», «Кто внёс», «Сумма, ₽». На телефоне вместо таблицы список. У выплат зарплаты рядом с категорией имя тренера и плашка «зарплата», у расходов, созданных периодическим платежом, — плашка «периодический».

1. Откройте «Финансы» → «Расходы».
2. Нажмите «Добавить расход».
3. Выберите «Категория», впишите «Сумма, ₽», выберите «Способ оплаты» (по умолчанию «Наличные»).
4. Укажите «Дата» и при желании «Комментарий».
5. Нажмите «Сохранить».

Чтобы убрать расход, нажмите корзину в его строке и подтвердите. Запись об этом останется в журнале изменений. Исправить расход нельзя: уберите его и внесите заново.

Кнопка «Категории…» открывает список категорий. Свою категорию можно добавить: «Новая категория» → «Добавить». Два одинаковых названия программа не примет. Корзина удаляет категорию сразу, без подтверждения. Стартовые категории: Аренда, Зарплата, Коммунальные услуги, Реклама, Хозяйственные, Прочее. «Зарплату» удалить нельзя — она нужна выплатам из ведомости.

«Периодические платежи»

Аренду и другие платежи, которые повторяются каждый месяц, заводят один раз.

1. Нажмите «Добавить периодический».
2. Выберите категорию, впишите сумму, выберите способ оплаты (по умолчанию «Перевод»).
3. Укажите «Число месяца» — от 1 до 28. По умолчанию стоит сегодняшнее число.
4. Укажите «С даты» (по умолчанию сегодня) и, если нужно, «По дату». Пусто — без конца.
5. При желании добавьте «Комментарий» и нажмите «Сохранить».

Если число месяца уже прошло, расход создаётся сразу при сохранении, и программа пишет «Создано расходов: N». Дальше расход появляется сам в своё число, когда кто-то откроет «Расходы» или «Обзор». Задним числом — не больше чем примерно на два месяца назад.

Крестик в строке сразу останавливает платёж, без подтверждения. Уже созданные расходы остаются.

Зарплата тренеров

«Ведомость за месяц» — таблица по тренерам: «Занятий», «Пришли», «Начислено», «Удержания», «К выплате», «Выплачено», «Осталось».

Начислено = занятия × «За занятие, ₽» + пришедшие × «За пришедшего, ₽». Считаются все неотменённые занятия по сегодняшний день включительно. Пришедшие — это записи с отметкой «Пришёл» или «Опоздал». Мероприятие засчитывается тренерам, отмеченным как участники; гости мероприятия в «Пришли» не идут. Ставки задаются в «Настройки → Команда».

Если ставки не заданы ни у одного тренера, ведомость покажет занятия и людей, но начисления будут нулевыми. Над таблицей появится предупреждение.

Под именем тренера может стоять строка «Без отметок: N занятий». Это занятия прошлых дней, где у кого-то из записанных нет отметки. Проверьте отметки: от них зависят «Пришли» и начисление.

Если на занятии стояла «Замена», занятие и пришедшие считаются заменяющему, а не тренеру группы. Замену ставят в шторке занятия или сразу на период отпуска в «Расписание → Команда».

Штрафы

1. Во вкладке «Зарплата» найдите форму «Назначить штраф» под «Штрафы месяца».
2. Выберите тренера и дату.
3. Выберите «За что»: «Опоздание», «Неявка на занятие», «Незакрытые отметки» или «Другое».
4. В поле «Сколько» выберите «Сумма, ₽» или «Процент от начисления» и впишите число: сумма — целые рубли от 1 до 1 000 000, процент — от 1 до 100.
5. При желании добавьте «Комментарий» и нажмите «Назначить штраф».

Штраф появится в «Штрафы месяца» с датой, комментарием и именем того, кто назначил. «К выплате» уменьшится, но не ниже нуля. Процент считается от начисления тренера за месяц. Чтобы убрать штраф, нажмите корзину в строке и подтвердите; запись останется в журнале изменений.

Выплата

1. Нажмите «Выплатить» в строке тренера. Кнопка видна, пока «Осталось» больше нуля.
2. Проверьте сумму: подставлен остаток. Можно выплатить часть — остаток пересчитается.
3. Выберите способ оплаты (по умолчанию «Наличные»), дату и при желании впишите «Комментарий».
4. Нажмите «Выплатить».

Выплата сама становится расходом категории «Зарплата» с именем тренера — вносить её в расходы вручную не нужно. Ведомость пересчитает «Выплачено» и «Осталось», выплата появится в блоке «Выплаты месяца».

В ведомости выплата стоит в месяце, за который платили. В «Расходах» и «Обзоре» — по дате выплаты. Зарплата за октябрь, выплаченная 5 ноября, попадёт в расходы ноября.

Выплата наличными уменьшает «Наличных должно быть». Если выплатили переводом, а оставили «Наличные», касса при сверке не сойдётся.

Что видит тренер

У тренера в меню пункт «Зарплата», таблица в нём называется «Моя ведомость». Там своя строка ведомости со своими стрелками по месяцам, свои штрафы и выплаты. Назначать и убирать штрафы, делать выплаты и открывать «Финансы» тренер не может.

Снимки экранов сделаны на студии с выдуманными данными.

Не нашли ответ? Напишите нам