Учёт абонементов в студии: остаток, заморозки и долги без споров

Абонемент — это договорённость: столько-то занятий за такой-то срок. Споры начинаются, когда стороны считают по-разному. Ученик помнит, что пропустил по болезни, администратор — что отметил «был». Чтобы споров не было, правила должны быть записаны и применяться одинаково, а остаток — видно обоим.

Какие бывают абонементы

У большинства студий три-четыре вида:

Вид	Для кого	На что обратить внимание
Разовое занятие	Попробовать, прийти раз в месяц	Дороже в пересчёте на занятие — чтобы абонемент был выгоднее
4 или 8 занятий на месяц	Ходит раз-два в неделю	Срок должен покрывать пропуски: 30 дней на 8 занятий — впритык
12 занятий на 45 дней	Ходит часто, иногда пропускает	Удобен тем, кто болеет или уезжает
Безлимит на месяц	Ходит в несколько групп	Остаток не уменьшается, следите за сроком

У каждого вида — число занятий, срок и цена. Если абонемент только на одно направление, это тоже указывается. Цена в момент продажи часто меняется — скидка постоянному ученику, семейная цена, — поэтому прайс — это ориентир, а сумма вводится при продаже.

Когда списывать занятие

Самое простое и честное правило: занятие списывается в момент отметки «Пришёл» или «Опоздал». Не при записи и не в конце месяца. Тогда:

• остаток всегда соответствует посещениям, которые видны в карточке датами;
• отмена записи ничего не ломает: занятие ещё не списано;
• ошибочную отметку можно снять — занятие вернётся на абонемент.

Если у ученика несколько абонементов, списывать нужно с подходящего: действующего на эту дату, не замороженного, на это направление, а при равенстве — с того, что заканчивается раньше.

Пробное, мероприятие и посещение по сертификату абонемент не тратят.

Неявка и поздняя отмена

Здесь у каждой студии свои правила, и их стоит решить заранее:

1. Окно отмены. До какого момента можно отменить без последствий — например, не позже чем за 3 часа до начала.
2. Не пришёл без предупреждения. Списывать занятие или нет?
3. Отменил позже окна. Это ещё отмена или уже неявка?

Для пунктов 2 и 3 есть два подхода: «спрашивать администратора» в каждом случае или «списывать автоматически». Первый мягче, второй снимает с администратора неприятный разговор. Главное — одно правило для всех и известное ученику до покупки.

О том, как сделать неявок меньше, — в статье «Как снизить неявки на занятия».

Заморозка

Болезнь, отпуск, сессия. Заморозка сдвигает конец абонемента на длину паузы, а в дни паузы занятия с него не списываются.

Чтобы заморозка не превратилась в бесконечный перенос, задайте пределы:

• сколько раз можно заморозить один абонемент;
• сколько дней в сумме.

Пример: абонемент на 8 занятий с 1 по 30 октября, заморозка с 10 по 16 октября (7 дней). Новый конец — 6 ноября. Если ученик всё-таки пришёл 12 октября, а других абонементов у него нет, посещение станет разовым — и это должно быть видно как долг, а не теряться.

Удобно, когда ученик может сам подать заявку на заморозку из личного кабинета, а замораживает администратор — так правила соблюдаются, а звонков меньше.

Долги: два вида

1. Пришёл без абонемента. Посещение становится разовым, у записи пометка «Долг». Такие записи собираются в список должников, и администратор видит, кому напомнить.
2. Купил, но внёс не всё. Абонемент действует, а в карточке видно «заплачено X из Y» и кнопка «Доплатить». Это договорённость студии с учеником, а не повод блокировать занятия.

Оба списка нужно смотреть раз в неделю — иначе долги копятся незаметно, и разговор о деньгах через два месяца становится неловким.

Продление — не в последний день

Абонемент, который закончился вчера, продлить сложнее, чем тот, где осталось два занятия. Поэтому нужен список «Заканчиваются»: осталось два занятия или неделя срока. С ним администратор предлагает продление на занятии, лично, а не звонком через неделю.

Полезная привычка: после отметки «Пришёл» на последнем занятии абонемента сразу предложить продление — ученик стоит рядом, решение принимается за минуту.

Возврат денег

Ученик переехал, получил травму, передумал. Возврат стоит оформлять как оплату с минусом, привязанную к абонементу: тогда продажи и касса уменьшаются сами, а в истории видно, что и когда вернули. Расход «Прочее» вместо возврата ломает отчёты: продажа остаётся в выручке.

Частые ошибки

• Списывать при записи. Отмена превращается в ручную правку остатка.
• Правила «по ситуации». Одному списали за неявку, другому нет — через месяц это всплывёт.
• Заморозка без пределов. Абонемент на месяц растягивается на полгода.
• Долги «в голове». Никто не помнит, кто сколько должен.
• Остаток знает только администратор. Каждый вопрос «сколько у меня осталось» — звонок или сообщение.

Как это устроено в Setify

• Занятие списывается отметкой «Пришёл» или «Опоздал» с подходящего абонемента; у записи без абонемента появляется «Долг».
• Правила неявки и поздней отмены, пределы заморозки — в настройках студии.
• «Действующие», «Заканчиваются», «Должники», «Продажи» — на одном экране «Абонементы».
• Продажа с договорной ценой, доплата и возврат с минусом.
• Кабинет ученика с остатком и заявкой на заморозку — по личной ссылке, пример в демо.

Подробно, со снимками экранов, — в справке: «Абонементы».