Программа для танцевальной студии: как выбрать и что проверить до покупки

Танцевальную студию чаще всего ведут в таблице, тетради и мессенджере. Пока учеников полсотни, этого хватает. Дальше появляются вопросы, на которые таблица не отвечает: сколько занятий осталось у Анны, кто был на пробном и не купил абонемент, сколько получит тренер за месяц, почему в октябре денег меньше, чем в сентябре.

Программа нужна не ради порядка, а чтобы эти ответы получались сами — из того, что администратор и так делает каждый день: записывает, отмечает, продаёт. Ниже — что проверить при выборе. Пункты собраны из того, как работает небольшая студия: два-три зала, до двадцати тренеров, группы и индивидуальные занятия, абонементы.

Как понять, что пора уходить из таблицы

Признаки, что таблица уже мешает:

• остаток занятий у ученика знает только администратор, и он сверяет его по тетради;
• после пробного занятия забывают перезвонить, и человек уходит в соседнюю студию;
• зарплату тренерам считают в конце месяца по отметкам, которые ставили задним числом;
• владелец узнаёт прибыль месяца к десятому числу следующего;
• новый администратор неделю разбирается, «что где лежит».

Если узнали два-три пункта — программа окупит себя не деньгами, а часами и учениками, которых перестанете терять.

Расписание по залам

Студии важно видеть неделю по залам: где свободно, кто ведёт, сколько мест занято. Проверьте:

• повторяющиеся занятия создаются сами на недели вперёд;
• смена времени группы применяется ко всем будущим занятиям одним действием, а не правкой каждого;
• занятие можно перенести мышью, а программа предупреждает, если зал или тренер уже заняты;
• отпуск тренера ставится один раз — с отменой занятий или заменой на другого тренера;
• есть мероприятия и концерты: без тренера или с несколькими, где участники не тратят абонемент.

Для студий, где много индивидуальных занятий, важна ещё одна вещь: постоянное время. Клиент ходит по вторникам в 19:00 месяцами — его место должно держаться само, даже если он уехал на две недели.

Запись за два шага

Администратор записывает человека на ходу, с телефоном у уха. Если для записи нужно открыть три экрана, через неделю он вернётся к тетради.

Ориентир: найти клиента по имени или телефону и выбрать занятие. Новый человек заводится прямо при записи, без отдельной анкеты. Для постоянных групп нужен постоянный состав: дети из группы «5–7 лет» записываются на каждое новое занятие сами.

Абонементы, которые списываются сами

Главный спор в студии — «сколько у меня осталось». Программа должна списывать занятие в момент отметки «Пришёл» и показывать остаток и срок в карточке клиента и в его личном кабинете.

Что проверить	Почему важно
Списание при отметке, а не при записи	Остаток всегда совпадает с посещениями
Заморозка со сдвигом срока и пределами	Болезнь и отпуск не превращаются в спор
Продажа с договорной ценой и долг	«Половину сейчас, остальное после зарплаты» — обычная история
Посещение без абонемента видно как долг	Разовые не теряются
Список «Заканчиваются»	Продление предлагают заранее, а не после

Подробно о правилах учёта — в статье «Учёт абонементов в студии».

Путь от заявки до абонемента

Деньги студии теряются не в кассе, а между пробным занятием и покупкой. Человек пришёл, ему понравилось, а перезвонить забыли.

Программа должна сама вести каждого по этапам: заявка → записан на пробное → пришёл → записался повторно → купил абонемент → ходит или ушёл. Этапы не вводят руками: их ставят запись, отметка и продажа. Отсюда же — задачи администратору: перезвонить после пробного, предложить продление, узнать, почему человек пропал на две недели.

Деньги: продажи, расходы, зарплата

Владельцу нужна прибыль месяца без сведения таблиц. Для этого в программе должны быть не только продажи, но и расходы — аренда, реклама, хозяйственные — и зарплата тренеров. Проверьте:

• ставка тренера за занятие, за пришедшего или обе сразу;
• замена тренера переносит начисление на того, кто вёл;
• штрафы и выплаты видны в ведомости;
• касса по способам оплаты и сверка наличных в конце смены.

Как считать зарплату за занятие и не спорить — в отдельной статье.

Что видят ученики и родители

Для танцевальной студии это не мелочь: родители и взрослые ученики хотят знать остаток и записываться без звонка. Минимальный набор:

• страница студии с расписанием и записью на пробное без регистрации;
• личный кабинет по ссылке: остаток, записи, отмена и перенос по правилам студии;
• напоминания о занятии — в мессенджере или уведомлением на телефон;
• семья: родитель видит всех своих детей в одном кабинете.

О записи детей онлайн — статья «Запись детей в секцию онлайн».

Числа недели для владельца

Раз в неделю владелец смотрит, как идут дела. Полезные числа: выручка, сколько учеников ходит, сколько пришло на пробное и сколько из них записались повторно — с разницей к прошлой неделе. Эти числа должны считаться из записей и отметок, а не вводиться отдельно, иначе их перестанут обновлять через месяц.

Данные остаются у студии

Перед выбором спросите:

• можно ли выгрузить всю базу в любой день самостоятельно;
• делаются ли резервные копии и как из них восстановиться;
• видно ли, кто, что и когда менял;
• что будет с данными, если перестать платить.

Если ответ «выгрузка — по запросу в поддержку», это повод насторожиться.

Чек-лист: 30 вопросов к программе

Расписание

1. Повторяющиеся занятия создаются сами?
2. Смена времени группы применяется к будущим занятиям?
3. Перенос мышью и предупреждение о пересечениях?
4. Отпуск тренера и замена?
5. Мероприятия без списания абонемента?
6. Постоянное время у индивидуальных?

Запись и клиенты 7. Запись за два шага? 8. Новый клиент — при записи? 9. Постоянный состав группы? 10. Этапы клиента считаются сами? 11. Задачи «перезвонить» появляются сами? 12. Поиск дублей при загрузке базы?

Абонементы и деньги 13. Списание при отметке? 14. Заморозка с правилами? 15. Долг и доплата? 16. Возврат денег? 17. Расходы и прибыль месяца? 18. Зарплата тренеров по ставкам? 19. Касса и сверка наличных?

Ученики 20. Страница с расписанием и записью на пробное? 21. Личный кабинет без пароля? 22. Отмена и перенос по правилам студии? 23. Напоминания в мессенджере? 24. Лист ожидания?

Владелец и данные 25. Числа недели с динамикой? 26. Выгрузка в любой день? 27. Резервные копии? 28. Журнал изменений? 29. Роли: тренер видит только своё? 30. Работает с телефона без установки?

Как проверять

Лучший способ — не презентация, а обычный день в демо: записать клиента, отметить пришедших, продать абонемент, посмотреть отчёт за неделю. Если что-то из этого занимает больше пары нажатий, на работе это будет раздражать каждый день.

В демо-студии Setify этот день можно пройти без регистрации: выдуманная танцевальная студия с расписанием, абонементами и отчётами за шесть недель. Как устроен каждый экран — на странице «Как устроено», подробные инструкции — в справке.